Datenschutz

1. Verantwortlicher und Kontakt

2. Geltungsbereich und Rollen

Diese Information beschreibt die technisch nachweisbaren Verarbeitungen der öffentlichen Website, der Registrierung, von POSync Admin, Platform Administration, API und POSync Mobile. Für Daten, die ein POSync-Kunde für eigene betriebliche Zwecke verarbeitet, ist der Kunde grundsätzlich Verantwortlicher. RealityOfVisions verarbeitet diese Daten beim SaaS-Betrieb grundsätzlich als Auftragsverarbeiter.

Vertrags-, Account- und Abrechnungsdaten sowie Daten für notwendige Sicherheits- und Betriebszwecke verarbeitet RealityOfVisions in eigener Verantwortlichkeit. Die konkrete vertragliche und rechtliche Ausgestaltung, insbesondere ein erforderlicher Vertrag zur Auftragsverarbeitung, richtet sich nach dem jeweiligen Vertragsverhältnis. Diese Rollenabgrenzung ist keine darüber hinausgehende rechtliche Garantie.

3. Besuch der öffentlichen Website

Beim Aufruf von posync.one werden die für die Auslieferung technisch erforderlichen Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, HTTP-Methode, Host, Verbindungsport, Status und eine Request-ID gehören. Die Verarbeitung dient der Auslieferung, Fehlerdiagnose und Absicherung des Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb des Dienstes.

Die Marketing-Website verwendet keine Analytics-, Tracking- oder Telemetriedienste, kein Captcha, keine extern geladenen Schriftarten und keine eingebetteten Karten, Videos oder Social-Media-Inhalte. Sie setzt keine Marketing-Cookies und speichert keine Daten in Local oder Session Storage. Eine konkrete produktive Frist für Server- und Verbindungsprotokolle ist derzeit nicht verbindlich dokumentiert.

4. Kontakt per E-Mail

Die Kontaktlinks öffnen das E-Mail-Programm des Nutzers; ein Kontaktformular besteht nicht. Verarbeitet werden die vom Absender übermittelten Kontakt-, Inhalts- und Kommunikationsdaten, um die Anfrage zu beantworten. Bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anliegen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig; für sonstige Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem Interesse an der Bearbeitung der Kommunikation. Die Postfächer werden bei ALL-INKL.COM betrieben. Eine verbindliche Löschfrist für E-Mail-Kommunikation ist noch nicht dokumentiert.

5. Registrierung und Kontoerstellung

Bei einer Registrierung verarbeitet POSync E-Mail-Adresse, Anzeigename, Firmenname, Land, gewählten Tarif und Abrechnungsintervall, den erzeugten Tenant-Schlüssel sowie technische Idempotenz- und Missbrauchsschutzwerte. Ein aus Verbindungswert und E-Mail gebildeter Hash wird für ein Rate Limit verwendet. Der Verifikationslink ist 24 Stunden gültig. Die Daten dienen der angeforderten Konto- und Tenant-Erstellung und beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne die erforderlichen Angaben kann kein POSync-Zugang eingerichtet werden.

Der Ablauf des Verifikationslinks löscht den Registrierungsdatensatz nicht automatisch. Für abgebrochene und abgeschlossene Registrierungen besteht noch keine festgelegte technische Löschfrist.

6. Tenant- und Benutzerkonten, Authentifizierung und Sessions

POSync verarbeitet unter anderem Tenant- und Benutzerkennung, Anzeigename, optionale E-Mail-Adresse, Rollen, Berechtigungen, Loginzeitpunkte, Status, Gerätebezug und Authentifizierungsmethode. Passwörter und PINs werden nicht im Klartext gespeichert. Token, Recovery- und vergleichbare Anmeldedaten werden serverseitig nur als Hash beziehungsweise geschützte Secret-Daten gehalten. Die Verarbeitung dient Zugang, Berechtigungsprüfung und Missbrauchsschutz. Sie beruht je nach Beziehung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für Sicherheits- und Nachweiszwecke auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Tenant-Access-Tokens laufen standardmäßig nach 10 Minuten ab, die Inaktivitätsgrenze beträgt 30 Minuten und die absolute Sessiondauer 14 Tage. Ein Tenant kann diese Sicherheitswerte innerhalb der vorgegebenen Grenzen konfigurieren. Platform-Administrations- und Support-Sessions laufen nach 30 Minuten ab. Ablauf oder Widerruf beendet die Verwendbarkeit, löscht den protokollierten Sessiondatensatz jedoch nicht automatisch.

Fehlgeschlagene Anmeldeversuche und kurzlebige Zwei-Faktor-Herausforderungen werden zur Ratenbegrenzung und Missbrauchserkennung verarbeitet. Sicherheits- und Auditdaten können Benutzer-, Geräte-, Zeit- und Request-Bezüge enthalten. Ihre produktiven Aufbewahrungsfristen sind noch festzulegen; technische Ablaufzeiten allein bewirken keine automatische Löschung.

7. Technisch notwendige Cookies und Browser-Speicherung

POSync Admin verwendet streng auf den jeweiligen Host begrenzte Cookies für Access- und Refresh-Token, serverseitige Ablaufwerte und eine zufällige Browser-Instanz-ID. Sie sind für Anmeldung, Sessionerneuerung und Schutz gegen parallele oder missbräuchliche Sitzungen erforderlich. Sicherheitsrelevante Cookies sind HttpOnly, alle sind SameSite=Strict und in Produktion Secure. Die Browser-Instanz-ID gilt nur für die Browser-Sitzung und wird beim Logout oder bei einer abgelehnten Session mit den anderen Tenant-Cookies gelöscht. Platform Administration verwendet ein HttpOnly-Session-Cookie mit 30 Minuten Laufzeit.

Soweit Informationen in der Endeinrichtung für den ausdrücklich gewünschten Anmelde- und Sicherheitsdienst unbedingt erforderlich sind, erfolgt dies nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Sessiondaten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

8. Navigation und Formularentwürfe

POSync Admin speichert weder die geöffnete Navigationsgruppe noch nicht abgesendete Formularentwürfe in Local oder Session Storage. Navigation und Formulare halten solche Werte nur während der aktuellen Darstellung im Arbeitsspeicher des Browsers. Bei Navigation, Schließen oder Neuladen können nicht abgesendete Eingaben verloren gehen. Frühere Navigations- und Draft-Schlüssel werden entfernt und nicht wiederhergestellt.

9. Vertrags- und Abrechnungsdaten / Stripe

Für Vertrag, Tarif und Abrechnung verarbeitet POSync insbesondere Abrechnungs-E-Mail, Firma, Land, optional Adresse und Steuerangaben, Tarif, Intervall, Laufzeiten und externe Abrechnungsreferenzen. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit gesetzliche Buchführungs- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Stripe Billing ist für Checkout und POSync-Abrechnung aktiviert. An Stripe werden E-Mail-Adresse, Organisationsname, interne Organisations- und Abrechnungsreferenzen, Tarif, Intervall und die ausgewählte Preisreferenz übermittelt. Checkout und Billing Portal werden von Stripe bereitgestellt; dabei kann Stripe weitere Zahlungs-, Geräte- und Verbindungsdaten nach eigenen Bedingungen verarbeiten. POSync speichert keine Karten-PAN, CVV, Karten-PIN, Track- oder EMV-Geheimdaten. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Stripe. Konkrete externe Speicherfristen und eine mögliche Drittlandverarbeitung richten sich nach der produktiven Stripe-Vertragskonfiguration und sind nicht im Repository festgelegt.

10. Optionale SumUp-Integration

Ein Tenant kann SumUp als optionale Kartenzahlungsintegration konfigurieren. Dabei werden insbesondere Händler-, App- und Lesegerätekennungen, Betrag, Währung und eine POSync-Transaktionsreferenz an SumUp übermittelt. Kartendaten werden vom Zahlungsanbieter und nicht von POSync verarbeitet. Die Verarbeitung dient der vom Tenant ausgelösten Zahlung und beruht im jeweiligen Vertragsverhältnis auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Details zur Verarbeitung durch SumUp enthält die Datenschutzerklärung von SumUp. SumUp ist keine Voraussetzung für die Nutzung von POSync.

11. Betriebliche Daten innerhalb POSync

Abhängig von der Nutzung verarbeitet POSync Daten von Tenant-Administratoren, Mitarbeitern und Kunden beziehungsweise Kundenreferenzen. Dazu können Benutzer- und Gerätezuordnungen, Standorte, Arbeitsbereiche, Aufträge, Reservierungen, Zahlungen, Arbeitsvorgänge, Feedback, Freitext und Auditdaten gehören. Inhalt und betrieblicher Zweck werden grundsätzlich durch den jeweiligen POSync-Kunden bestimmt. Die hierfür geltende Rechtsgrundlage und die Information der betroffenen Mitarbeiter oder Kunden sind daher auch vom konkreten Einsatz und der datenschutzrechtlichen Rolle des nutzenden Unternehmens abhängig.

12. Aufträge, Zahlungen, Dokumente und historische Daten

POSync speichert Auftrags-, Zahlungs-, Erstattungs-, Kassen-, Dokument- und Auditfakten mit Zeitpunkten, Benutzer-, Geräte- und gegebenenfalls Kundenreferenzen. Ausgestellte Dokumente und abgeschlossene Geschäftsvorgänge sind technisch als unveränderliche historische Fakten ausgestaltet; Korrekturen erfolgen durch eigene Gegen- oder Korrekturvorgänge. Löschungsansprüche können deshalb durch gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten eingeschränkt sein. Die repositoryweit verbindliche Aufbewahrungs- und Löschmatrix ordnet diese Daten ihren technischen Eigentümern und den zulässigen Lebenszyklusaktionen zu. Sie erfindet keine gesetzlichen Fristen: konkrete Aufbewahrungs-, Löschungs- und Anonymisierungszeiträume bleiben dort offen, wo sie rechtlich, vertraglich oder betrieblich festgelegt werden müssen.

13. Feedback und Support

Feedback kann Beschreibung, meldenden Benutzer, Route, Bereich, Geräte-, Standort- oder Auftragsbezug, App-Version, User-Agent und optionale Metadaten enthalten. Diese Daten dienen der Bearbeitung von Fehlern, Anfragen und Verbesserungswünschen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertraglichem Support und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das Interesse liegt in Support, Fehlerbehebung und Produktverbesserung. Eine feste Löschfrist für erledigte Meldungen ist noch nicht definiert.

14. E-Mail-Versand

Verifikations-, Aktivierungs- und Zugangs-E-Mails werden über die bei ALL-INKL.COM betriebenen Postfächer beziehungsweise den konfigurierten SMTP-Dienst versandt. Übermittelt werden Empfängeradresse, Absender, Betreff sowie HTML- und Textinhalt. Einmal-Links sind zeitlich begrenzt; Aktivierungs- und Verifikationsmaterial ist regelmäßig 24 Stunden gültig. POSync speichert nicht den gerenderten Mailtext oder den Klartext des Einmal-Tokens, sondern Zustelladresse, Zustellstatus, Versuchsdaten, sichere Fehlercodes und gegebenenfalls eine Provider-Nachrichten-ID. Für diese Zustellhistorie besteht noch keine festgelegte Löschfrist.

15. Hosting, Datenbank und Dateien

Die POSync-Infrastruktur wird auf Hetzner-Infrastruktur betrieben. Betriebsdaten liegen in einer MySQL-Datenbank auf dem Hetzner-System; Dokument-, Render- und Tenant-Asset-Dateien werden dort privat und tenantbezogen gespeichert. MySQL ist die eingesetzte Datenbanktechnologie und kein zusätzlicher externer Empfänger. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung und Absicherung des Dienstes auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Informationen des Infrastruktur-Anbieters finden sich in der Datenschutzerklärung von Hetzner.

Datenbank, private Dokument- und Asset-Dateien sowie geschützte Laufzeitkonfiguration werden gemeinsam in verschlüsselten, authentifizierten Wiederherstellungsarchiven gesichert. Die Übertragung einer prüfsummengeschützten Kopie in einen getrennten Ausfallbereich und die Wiederherstellung in eine isolierte Umgebung wurden technisch nachgewiesen. Die externe Kopie wird manuell auf den eigenen CachyOS-PC des Betreibers übertragen; es ist dafür kein weiterer Cloud-Backup-Anbieter eingebunden. Auf dem Server werden derzeit drei abgeschlossene Archive vorgehalten. Frist und Löschung der externen Kopien sowie die zeitversetzte Löschfortpflanzung beim Altern von Sicherungen sind noch betrieblich und rechtlich festzulegen.

16. Tenant-konfigurierte externe Integrationen

Ein in POSync Admin verwendetes Unternehmenslogo wird direkt in POSync hochgeladen und über einen geschützten POSync-Endpunkt ausgeliefert. Frühere externe Logo-URLs werden nicht mehr automatisch geladen. Dadurch entsteht beim normalen Anzeigen des Tenant-Kontexts kein vom Tenant ausgewählter externer Bildabruf. Die abschließende rechtliche und vertragliche Einordnung sowie Löschfristen bleiben von der jeweiligen Betreiberkonfiguration abhängig.

Ein Tenant kann HTTPS-Webhooks oder TLS-geschützte MQTT-Verbindungen zu eigenen externen Systemen einrichten. Dabei können konfigurierte Ereignisse aus Aufträgen, Zahlungen, Inventar, Reservierungen, Arbeitsvorgängen oder Identifikatoren an das ausgewählte Ziel übermittelt werden. Empfänger, Inhalt und Zweck hängen von der Tenant-Konfiguration ab und müssen vom jeweiligen Kunden bewertet und gegenüber seinen betroffenen Personen transparent gemacht werden.

17. Mobile Speicherung

POSync Mobile speichert Geräteidentität und Verbindungsprofile gerätebezogen. Mitarbeiterbezogenes Sessionmaterial, optionale Offline-Berechtigungen und Arbeitsbereichseinstellungen werden beim Logout, Benutzerwechsel, Ablauf, Sitzungswiderruf und Kaltstart entfernt. Eine Gerätewiderrufung entfernt zusätzlich die Geräteanmeldung. Der frühere SQLite-Lesecache für Mitarbeiterdaten wird nicht mehr verwendet und bei diesen Übergängen geleert. Eine persistente Warteschlange für nicht synchronisierte Geschäftsvorgänge besteht derzeit nicht. Physische Löschung durch SQLite oder das Betriebssystem sowie die Geräteentsorgung bleiben betriebliche Festlegungen.

18. Speicherdauer und Löschung

Die oben genannten technischen Ablaufzeiten begrenzen die Verwendbarkeit von Tokens, Links und Sessions. Sie sind nicht automatisch die Löschfrist der zugehörigen Datenbankeinträge. Für die übrigen Daten legt die technische Aufbewahrungs- und Löschmatrix je Datenklasse Eigentümer, Zweck, Abhängigkeiten und zulässige Aktionen fest. Wo noch keine rechtlich oder betrieblich bestätigte Dauer besteht, ist keine automatische destruktive Bereinigung aktiviert. Deaktivierung, Archivierung oder Widerruf ersetzt nicht in jedem Fall eine Löschung. Daten werden nicht allein deshalb gelöscht, weil ein Test- oder Abrechnungszeitraum endet. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Nachweisbarkeit abgeschlossener Geschäftsvorgänge können einer Löschung entgegenstehen. Eine endgültige Tenant-Löschung oder allgemeine Anonymisierung ist derzeit nicht implementiert.

19. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Ein Antrag zur Löschung eines POSync-One-Kontos kann über die öffentliche Seite Konto löschen gestellt werden. Andere Datenschutzanfragen können an info@posync.one gerichtet werden. Betrifft die Anfrage Daten, die ein POSync-Kunde für eigene Zwecke erfasst hat, kann zusätzlich dieser Kunde der zuständige Ansprechpartner sein.

Außerdem besteht nach Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Für Unternehmen mit Hauptsitz in Baden-Württemberg ist grundsätzlich der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig.